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我中心成功执行2017城地组织世界理事会(UCLG)会议 暨“大数据背景下的智慧城市建设”论坛会务保障服务

时间:2017-12-11

        12月6日至9日,2017城地组织世界理事会(UCLG)会议暨“大数据背景下的智慧城市建设”论坛在杭州举行。本次会议由世界城市和地方政府联合组织(以下简称城地组织)主办,杭州市人民政府与中国人民对外友好协会共同承办,我中心负责会务执行保障。城地组织成立于2004年,其宗旨是通过构建全球地方政府之间的联系网络,增进理解、促进合作,帮助地方政府应对各种挑战。该组织的会员包括112个国家的地方政府协会和来自95个国家的超过1000个城市。世界理事会会议是城地组织最重要的会议之一,主要负责制定该组织的各项政策,并审议全体大会决议的实施情况。本届会议,有来自国内外100多个城市及地方政府协会的近400名中外代表参会。市委赵一德书记、徐立毅市长分别会见了城地组织主席帕克斯·陶和与会重要嘉宾一行。


▲开幕式现场

 

▲杭州市委书记赵一德会见城地组织主席团和主要嘉宾

 

▲杭州市市长徐立毅致开幕辞

      我中心作为本次大会的会务执行单位,面临会议筹备时间短、事务杂、头绪多、信息少等困难,中心工作人员迎难而上,圆满完成了主办方交给的会务保障任务。

      一、会议会场保障

      我中心保障了开幕式、论坛、4场全体大会和7场平行会议的会场租赁安排、设计布置、会议设备租赁、会议现场工作人员保障;双边会见室、中外方工作间、媒体中心、休息室等12个会议相关配套工作室的租赁安排、设计布置和办公设备租赁及技术保障。


▲会场布置剪影 

        二、同传翻译保障

       本次大会同传翻译要求在中英法西四种语言之间直接切换,我中心负责共计14名同传翻译的安排联络对接,其中12名同传翻译直接从国外聘请。此外,我中心还承担了国外聘请译员的签证邀请函、机票、酒店预订等准备工作。


▲同传翻译工作现场

 

        三、用餐保障

        本次会议由于嘉宾抵离航班信息中方组委会无法提供,所以给用餐人数预估保障工作带来了困难,但中心工作人员凭借多次会议承接经验,在会议期间顺利保障了嘉宾、工作人员、志愿者、安保人员等每天1000多人次的用餐。

        四、会议材料设计制作

        本次会议配套的相关会议材料,包括酒店外围的道旗、背景墙氛围布置、酒店内的会议指示系统、定制会议资料包及会议用品、接机牌、车牌、会议手册、挂图、易拉宝、席签、证件等均由我中心设计制作。特别是证件,根据组委会要求,嘉宾证根据参会单位不同,分为五大类(且需要打印嘉宾名字和单位),外加工作证和媒体证,总共有七种颜色证件,这在时间紧急的情况下,给制证带来了不小的挑战,但是我中心工作人员加班加点,顺利完成了任务。且我中心推出的配套会议智能系统,采用在证件中内置芯片的方式,给会议安检和用餐带来了不少便利,二维码扫描获取电子版会议资料,也给嘉宾参会会场和就餐指引带来了很大方便。

 

 

▲道旗等氛围布置


▲会议智能系统布置

         五、其他保障

        本次会议中,我中心还承担了会议全程摄影摄像、会议录音、会议礼仪、晚宴伴乐等相关服务保障。

        本次会议成功举办,对杭州“后峰会,前亚运”时期的发展有着重要意义,杭州将继续本著“开放、合作、分享、共赢”的宗旨,以城地组织为依托,以形式多样、内容务实的交流合作项目和活动为载体,致力于把“一带一路”发展倡议融入各国地方政府的交流与合作中,在经济发展、文化教育、城市治理、乡村建设、互联网经济等众多领域构建各国地方政府经验分享、资源共享、互利共赢的合作平台,以实现“民相亲”,助力“国之交”,以智慧城市建设助力经济社会持续健康发展。


▲参会嘉宾在会场合影留念

        本次会议对我中心来说,是继G20之后的又一次挑战和历练,本次会议的同传翻译、会场布置等都创造了我中心承接会议的新记录。我中心工作人员全力以赴,奋斗在第一线,确保了会议安全、顺利、有序的召开,也向各国来宾展示了我市的会议接待水平。我中心专业、高效、优质的服务得到了组委会及与会嘉宾的一致好评。在会议期间,城地组织秘书处就多次提到要将本次会议作为今后城地组织会议的范本,并表达了对我中心工作人员各项会务保障工作的感谢。我中心也将再接再厉,为杭州智慧城市建设助力,为杭州连接世界添彩。


▲中心工作人员现场工作剪影

 

 

 

▲中心工作人员在报到台工作合影


▲中心工作人员在会场工作合影


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