中心活动

我中心圆满完成雅加达亚运会境外保障项目

时间:2018-10-12

       受杭州2022年第19届亚运会组委会委托,我中心承接杭州亚组委于8月16至9月4日在印尼亚运会期间杭州及周边地区25个代表团246人次的境外服务保障任务。在此期间我中心致力于保障亚运会期间各团组能在境外顺利开展各项工作。为及时应对各种可能的突发状况,还特派出由国交中心主任罗巍带领的四人工作小组,赴印尼进行驻点保障,终于使得此次全部公务团组圆满完成任务。以下是我中心此次保障成果。


       1、顺利保障酒店房间的全方面落实

       由于此次出访团组体量大,出访时间层次不齐,出访人员数量众多,我中心承接此次活动,为保障团组住宿安心与出行便利,经过各方面协商,从印尼300多家酒店中精心挑选出了雅加达酒店3家,巨港酒店2家。在每个团组到达之前,我中心工作人员均会至酒店前台与酒店工作人员一一核对房间数量及时间,并根据团组的需求进行房间的调配,调换等工作。尤其在对接印尼官方酒店(Mulia Hotel)期间,由于国内外信息沟通不便捷,工作组为保障徐市长等重要领导的行程,多次对接亚奥理事会,与亚奥理事会仔细核实房间信息与房间情况,及时与国内沟通用房现状,终于保障团组房况的顺利进行,做到“从来不少房,尽量不多房”。

国交访赴尼工作组与亚理事会(OCA)寒暄并商讨事项


        2、顺利保障交通落实

       众所周知,印度尼西亚为发展中国家,道路规划还处于发展中阶段,并不成熟。道路建设也正处于初始化阶段,民用摩托车在当地交通工具中占很大一比例,且雅加达素有“堵城”称号,交通状况很是复杂。工作组为保障团组的正常运行,提前实践各线路,为各团组提供大致明确的交通时间。在重要团组到来之前,提前请示杭州亚组委,为重要团组安排警车开道,以保障团组准时、顺利的完成任务。在突发情况时,工作组第一时间保持与团组联系,在每个突发事件中安排好车辆及人员,以保障团组顺利出访。

                                                                                                                                    

▲国交赴印尼工作组乘坐计程车考察交通情况

 

        3、顺利保障证件与比赛票的“安全到户”

       本次亚运会对邀请来的外方设有证件卡,每张证件有对应的姓名及照片且有不同的权限。证件需要提供实体护照激活后才可以使用。每场比赛有对应的门票,比赛凭票入场。为保障各团组能够拿到对应的证件与门票,国交工作组提前出发,积极与亚运会组委会联系,确保团组每个人能按时拿到自己的证件。对于重要团组,国交工作组多次与印尼亚运会组委会协商,终于争取到重要团组在落地之前先行激活证件以保障团组任务顺利完成的权利。

       

         4、顺利保障团组安全进出场馆及在场馆中的突发情况

        为顺利保障此次团组的顺利运行,国交中心赴印尼工作组特提前赶赴格罗拉蓬卡诺体育场等比赛进行场馆进行现场实地勘察,以保障团组在场馆内能顺利完成出访任务。国交工作组仔细考察了场馆场地、入口、交通路线、停车场所、应急设施、医疗点等重要位置,做到让团组预先知道需要行动路线,并做好应急保障以应各团组突发情况。尤其保障了开、闭幕式团组的顺利运行。在闭幕式中,突下大雨,国交中心赴印尼工作组对此早有预案,早早的准备了雨披供应给各团组。天不逢时,也是在闭幕式中,团组中又有一人出现腹泻症状,此时天下大雨,道路封道,外面车辆并接近不了闭幕式区域。对此,国交中心赴印尼小组火速联系上对应团组,冒着大雨,首先把情况报给了闭幕式官方医疗点请他们进行紧急救护。同时,小组也对外紧急联系可用车辆以安排生病成员能够以最快时间去到医院。终于,功夫不负有心人,在国交中心赴印尼小组的努力下,身体不适人员被安全接至医疗点进行紧急救护。10分钟后,国交中心紧急联系的具有通行证的车辆也紧急赶到了医疗点并在小组成员的陪同下把并送送至医院。国交中心赴印尼工作小组敬业的精神和优秀的服务质量获得了领导和各团组的一致好评。

  

国交中心主任(罗巍)带领印尼工作小组保障场馆情况

       本次国交中心除4人现场小组外还有13人幕后团队一起完成了这次任务,在这么短时间内完成如此大批量的出访任务,这是杭州出访任务上从未有过的先例,体现了国交中心团队强大的凝聚力和团队协作能力。本次出访任务能够如此顺利圆满完成,除了国交中心团队具有吃苦耐劳,勇于付出的精神与毅力外,还要感谢亚组委等单位领导的高度信任和市外侨办、市办证中心等单位的大力支持。正因为有了这些单位和领导的支持,国交中心才能这么出色的完成这次团组服务保障工作,为以后的境外服务工作打下一个良好的基础。

 

0571-88386367/88382653
地址:杭州市上城区望江东路332号中豪望江国际3号楼6-7楼
Copyright© 2015 杭州市国际交流服务中心 版权所有
浙公网安备 33010502001284号 浙ICP备16001374号-2