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第三届中国国际茶叶博览会及中国-中东欧农业部长会议暨经贸合作论坛外事服务工作综合回顾

时间:2019-06-11


       2019年5月15日-5月19日,由农业农村部和浙江省人民政府主办,杭州市人民政府和省农业农村厅承办的第三届中国国际茶叶博览会在杭州国际博览中心成功举办。本届茶博会期间举办了中国-中东欧农业部长会议暨经贸合作论坛、国际茶咖对话、中国茶叶国际高峰论坛等一系列重大会

议活动,有来自42个国家、国际组织和地区近200位重要外宾(包括14位部长级嘉宾)参加各类会议论坛。

 

                                                        中国-中东欧农业部长会议暨经贸合作论坛各代表团团长代表合影

       我中心作为杭州市专业涉外会议会展服务机构,秉持“会展金牌管家式服务理念,作为茶博会外事服务唯一指定供应商,已经连续第三年为中国国际茶博会提供专业服务。本届茶博会在中心主任罗巍,接待会展部经理杨远的带领下,成功保障了所有外宾的抵离迎送、住宿、餐饮、车辆、翻译、考察等工作,向国际友人展现了杭州国际会议的高水平接待服务能力。具体工作总结如下:


       1. 专业的“一站式”接待服务

      根据筹备前两届茶博会的经验,我中心从年初活动启动之时,便成立了多个分项工作组,并积极参与部省市的联合筹备会议。根据组委会提供的嘉宾信息,与省农业农村厅、市外办积极配合协调,与杭州萧山机场、杭州火车东站、上海浦东机场取得联系,为部级外宾安排了礼遇、鲜花,以及礼宾欢迎仪式;同时完成接送机、集体活动、嘉宾个性化行程等车辆安排分配,住房预订及信息汇总,用餐预订安排、宴请及餐叙安排,考察线路执行规划等工作。中心各工作组通力合作,应对各种变化反应迅速,为外宾参会期间的食宿行、会议、考察、个性化行程提供“一站式”会议接待管家服务。


       2.会议翻译陪同保障

      本届茶博会,我中心组建了40多名精通英语的翻译陪同队伍,并于5月13日上午,对所有陪同进行了外宾接待礼仪和注意事项的培训工作,培训工作结束后,所有陪同一同前往本届会议的举办场馆及考察点进行踩点演练。我中心提前落实好同传设备保障,精心挑选好业务精湛、具有重大外事和国际会议翻译经历的同传译员团队,为国际茶研所所长会议、高峰论坛、茶咖对话、中国-中东欧农业部长会议暨经贸合作论坛等多场重要活动做好方案和任务保障。同时指定专人保障市领导出席有关活动时的交传任务;并为萧山区和西湖区现代农业和美丽乡村建设成果考察现场配备交传翻译


       3.现场服务保障工作

      会议活动期间,中心工作人员进驻杭州泛海钓鱼台酒店,提供现场保障服务:为外宾的入住、退房、用餐、个性化需求等提供保障服务,为外宾集体活动车辆分配安排等提供协调和保障服务;并现场应急处理了希腊部长延误航班行李丢失事宜,最终成功寻回。此外,中心派驻专项现场工作组协调在杭州国际博览中心举办的各项重要会议活动、派驻专项工作组保障西湖区和萧山区现场考察协调工作。


 

                                                               ▲中心主任罗巍和外事服务组副组长朱国荣在接待现场指导工作

 

                                                                       ▲我中心报到组工作人员夏如冰、朱叶铭等在外宾报到现场服务


 

                                                                       ▲我中心翻译部经理文辉在考察点交传翻译讲解

 

                                                                                         ▲会议现场同传翻译保障

 

                                                                                                        ▲国博中心会议现场


 

                                                                                                 农业农村部屈冬玉副部长会见现场

 

                                                                                                        ▲杭州市副市长王宏陪同外宾考察

 

                                                                                                        外宾萧山区考察现场

 

                                                                                                  ▲外宾参观阿里巴巴现场合影



       本届茶博会国交中心针对外事服务的分组安排更加科学合理,也更加细致,在具体实施过程中国交中心提早介入相关会议及考察活动的筹备,并提出了专业意见,国交各工作小组与组委会各组配合协调顺畅,展现合力,保障了整个接待活动的顺利进行。通过这次会议的承接,可以感受到我市的国际化水平显著提高,我市各部门的对外接待交流能力亦显著提高。相信通过一次次的磨练,今后的茶博会会越办越好,杭州的会议接待水平会更上一个台阶。我中心在本届茶博会中的专业表现获得了部委领导的肯定,也得到了主办方与外宾的一致好评,活动结束后,中国国际茶叶博览会组委会办公室专门发来感谢信,肯定了我中心高质量的服务工作。我中心今后将再接再厉,向成为具有国际影响力的专业会议会展服务供应商这一目标继续迈进,为杭州的国际化贡献一份力量。


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